Blitar, 25 Februari 2025 – Universitas Madani Indonesia (UMINA) telah resmi menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) terbaru terkait tata kelola surat masuk dan keluar di lingkungan universitas. SOP ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam administrasi surat-menyurat, baik di tingkat internal maupun eksternal.
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
Dalam SOP yang baru diterbitkan, pengelolaan surat masuk dan keluar melibatkan beberapa tahapan penting, yaitu:
- Penerimaan Surat Masuk
- Semua surat masuk harus diterima oleh bagian administrasi universitas.
- Surat kemudian didaftarkan dalam sistem pencatatan sebelum diteruskan ke pihak terkait.
- Distribusi Surat Masuk
- Setelah didaftarkan, surat akan diklasifikasikan berdasarkan urgensi dan kewenangan pengelolaannya.
- Surat yang bersifat umum akan didistribusikan ke unit kerja terkait dalam waktu 1×24 jam.
- Pembuatan dan Pengiriman Surat Keluar
- Setiap unit kerja yang hendak mengeluarkan surat wajib mengikuti format yang telah ditentukan dalam SOP.
- Surat keluar harus mendapatkan persetujuan dari pejabat berwenang sebelum dikirim ke pihak eksternal.
Kewenangan Penandatanganan Surat
Dalam dokumen SOP ini juga diatur mengenai kewenangan penandatanganan surat berdasarkan jenjang struktural di lingkungan Universitas Madani Indonesia:
- Rektor: Berwenang menandatangani surat menyurat di lingkup eksternal dan internal universitas.
- Sekretaris: Berwenang menandatangani surat yang berkaitan dengan rektorat, dekanat, BAAK, dan program studi.
- Dekan: Berwenang menandatangani surat yang berhubungan dengan fakultas, program studi, dosen, dan mahasiswa.
- Kaprodi: Berwenang menandatangani surat dalam lingkup dosen dan mahasiswa.
Peningkatan Efisiensi Administrasi
Rektor Universitas Madani Indonesia, dalam keterangannya, menyatakan bahwa implementasi SOP ini akan memberikan dampak positif bagi tata kelola administrasi universitas. Dengan adanya prosedur yang jelas, diharapkan semua unit kerja dapat lebih efektif dalam menangani surat menyurat, menghindari keterlambatan, serta meningkatkan profesionalisme dalam komunikasi administrasi.
Bagi civitas akademika Universitas Madani Indonesia yang ingin mengetahui lebih lanjut mengenai SOP terbaru ini, dapat mengakses dokumen lengkap melalui situs resmi universitas di https://umina.ac.id.
